Une facture est une preuve de prestation effectuée par une entreprise. Elle est ainsi importante pour le fonctionnement de la comptabilité de l’entreprise. Cet acte est recommandé aux entreprises pour garantir la traçabilité des actions commerciale. Il s’agira dans cet article de présenter les diverses règles de facturation obligatoire.
Les règles liées aux statuts du client
L’obligation de facturation de chaque entreprise a été définie par le code général des impôts et le code de commerce. Pour garantir sa légalité, il a été établi dans ces codes des règles spécifiques pour permettre aux factures de rester intemporelle. L’obligation d’émission de facture diffère selon le statut des clients.
La facturation entre professionnels
Ce type de facturation est celle obligatoire entre deux entreprises. En effet, lorsqu’une vente ou une prestation de services est réalisée entre deux sociétés, la transaction doit nécessairement donner lieu à l’établissement d’une facture. De même dans cette configuration, le pays d’origine ou encore l’assujettissement ou non à la TVA du client importe très peu. Cependant, certaines activités exonérées de TVA peuvent échapper à la facturation.
La facturation entre une entreprise et un particulier
Toute entreprise doit facturer la fourniture d’un bien ou d’un service lorsque le client l’exige. En effet, la législation fiscale dans le cas d’un particulier impose une émission obligatoire de facture. Ceci, pour les opérations de vente à distance, les livraisons aux enchères publiques d’antiquité, d’objet d’art et de collection. La législation commerciale impose également une obligation de remise de facture pour certaines prestations à un particulier.
Les règles liées à la date d’émission et les informations obligatoires sur une facture
La facture doit être émise le jour de la réalisation de la prestation. En d’autres termes, la facturation s’effectue normalement à la date à laquelle le bien et le service changent définitivement de propriétaire. Pour les ventes de produits ou de marchandise, la facturation peut être émise lors de la livraison. Elle peut être également émise avant la livraison juste après acceptation de la commande. Dans tous les cas, les codes d’obligation de facturation stipulent que l’émission d’une facture ne doit en aucun cas dépasser un mois après la prestation ou la livraison.
Plusieurs informations du prestataire doivent figurer sur une facture pour sa validité. Ce sont entre autres :
- le numéro d’immatriculation au registre de commerce ;
- le numéro SIREN ;
- le numéro de la TVA ;
- la forme juridique de la société ;
- le capital social ;
- le nom du vendeur ;
- le numéro RCS pour les commerçants ;
- la date d’émission de la facture ;
- le numéro de facture ;
- la quantité de marchandises livrées ;
- les conditions de remise ;
- l’adresse de facturation ;
- les modalités de paiement.
L’obligation de conservation des factures client
Les factures doivent être conservées plusieurs années afin de servir de preuve fiscale, comptable et juridique au moment opportun. Elles doivent être conservées sous forme papier ou électronique dans un cadre sécurisé à l’abri de toute intempérie. Le code de commerce stipule qu’une facture doit être conservée au moins 10 ans après son émission. La législation fiscale quant à lui prévoit une durée de conservation de 6 ans.